Capital Humano

O valor da colaboração para progredir

As empresas hoje precisam recorrer a uma série de recursos e capacidades para fornecer produtos e serviços cada vez mais complexos em mercados globais competitivos em constante mudança. Segundo o report Tooling Up for Collaboration, da Forbes Insights, “tanta complexidade exige trade-offs — escolhas conjuntas, bem informadas, conscientes e dinâmicas que maximizem, minimizem ou otimizem fatores como risco, custo, qualidade ou tempo”.

Em meio a esse cenário, tais desafios tendem a ser mais bem enfrentados por times dedicados, já que a colaboração aumenta o acesso ao conhecimento, reduz o custo da comunicação, acessa mais rapidamente os experts internos da empresa e acelera soluções. Assim, a capacidade de colaborar vem se configurando como uma força motriz para obter vantagem.

A boa notícia é que agora as empresas têm incontáveis ferramentas colaborativas à disposição que permitem maior grau de interação. Desde sistemas de fluxo de trabalho, compartilhamento de arquivos e telas, reuniões virtuais, consulta de dados, até calendários, plataformas de discussão, blogs, pesquisas, wikis. Como afirma Jaclyn Kostner, especialista em gestão de reuniões virtuais e fundadora da Bridge the Distance, “comparado ao modo como as equipes trabalhavam no passado, a tecnologia de hoje pode superativar a interação entre os grupos”.

À medida que mais conexões são estabelecidas e estimuladas produzindo maior compreensão, melhores ideias têm mais chances de produzir efeitos. “Comunidades virtuais permitem que profissionais vejam melhor onde estão os desafios e façam comentários em locais apropriados. Isso impulsiona o desempenho e a inovação”, diz Colin Miles, chefe de serviços técnicos na Virgin Media. “Isso porque sempre tem alguém que surge com uma ótima ideia, aí o grupo pode vê-la em contexto e agir sobre ela muito mais rápido”, explica.

Ainda que o trabalho em equipe seja um componente do negócio há tempos, a forma como equipes interagem é cada vez mais complexa e intensa. Um time atualmente tende a ser: multifuncional, técnico, disperso, diverso, expansivo (membros externos), efêmero (formado e desfeito conforme a necessidade) e mobile.

Para construir vantagem competitiva sustentável, as empresas devem aperfeiçoar continuamente suas estratégias de colaboração à luz do avanço da tecnologia e da prática. Então, para aprimorar a qualidade da colaboração e usá-la para agregar valor, Kostner oferece alguns conselhos:

Escolha a ferramenta certa
Ferramentas virtuais superativam a eficácia colaborativa. No entanto, as empresas precisam escolher as ferramentas certas — ferramentas intuitivas, fáceis de usar e eficazes aos olhos dos usuários.

Ative os dispositivos certos
Ferramentas de colaboração virtual estão se tornando importantes mesmo em encontros presenciais. Isso também indica a necessidade de recursos que sejam fáceis de implementar e de usar. Aplicativos de colaboração devem funcionar perfeitamente se ajustando a uma grande variedade de dispositivos. Simplicidade é fundamental, para que o usuário não tenha de chamar a área de TI toda vez que quiser organizar uma reunião, por exemplo.

Proporcione capacitação adequada
As empresas precisam fazer mais do que simplesmente ativar novas capacidades nas pessoas para que atuem em grupos virtuais. Quando é preciso direcionar o uso das novas ferramentas, fica evidente que a equipe precisa de treinamento. Líderes não só precisam aprender como “acionar os botões” de suas ferramentas, como também engajar sua força de trabalho para a colaboração virtual, fazendo com que todos se sintam valorizados e motivados a se envolver em processos colaborativos. No entanto, pesquisas mostram que apenas 16% das pessoas recebem treinamento para trabalhar efetivamente em times virtuais.

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