Estrutura

Reuniões mais produtivas

iStock_000021028579_SmallA“Hoje o mundo dos negócios se move tão rápido que reuniões de Conselho trimestrais — até mesmo mensais — já não são suficientes para as organizações”. Quem afirma é Joe Ruck, CEO do BoardVantage, em seu artigo publicado no Mashable.

De acordo com ele, há cinco formas de promover “supermudanças” para modernizar o modelo de reuniões do Conselho e aumentar sua produtividade:

Coloque-se no lugar dos conselheiros
Membros do Conselho têm muitas responsabilidades. As mandatórias incluem: digerir uma quantidade enorme de informação rapidamente (às vezes em apenas um dia), compreender todos os problemas da empresa, formular boas perguntas ou insights e se posicionar na reunião. Mas há muito mais a fazer. Por isso, é importante que os líderes da empresa coloquem-se no lugar dos conselheiros e se esforcem para manter com eles os canais de comunicação abertos, para tirar o melhor proveito de seus conhecimentos e orientações.

Proporcione atualizações constantes
A comunicação do Conselho pode e deve continuar além das reuniões. De fato, CEOs com visão costumam atualizar conselheiros semanalmente, por um boletim informativo ou “mensagem do CEO”. Isso não só mantém os membros mais bem informados, como também mais engajados nas operações comerciais, ampliando sua atuação com perguntas ou pela percepção imediata. Além de ajudar a resolver problemas de gestão ou a buscar novas oportunidades em tempo hábil, atualizações evitam que más notícias ou questões controversas de último minuto emperrem a produtividade da reunião e criem uma atmosfera de contestação e conflito.

Use um formato previsível nas reuniões
Além de incluir estatísticas e métricas que o Conselho precisa e quer ver toda semana, o modelo de atualização deve ser conciso e se concentrar em duas ou três áreas-chave do negócio que façam mais sentido. Dessa forma, quando a reunião do Conselho acontece, seus membros vão estar de prontidão — já verificaram a evolução do negócio. Um formato previsível também alinha as expectativas, garantindo que conselheiros não sejam pegos de surpresa por um problema.

Padronize a estrutura da reunião
Assim como é preciso padronizar as atualizações semanais, é preciso também fazer os materiais das reuniões mais acessíveis e de fácil digestão. O ideal é usar um modelo que os membros possam reconhecer em toda reunião, com templates padronizados e relatórios financeiros e apresentações sem tantos recursos. Quando conselheiros recebem um book do Conselho previsível e estruturado, eles conseguem digerir os dados, comparar os progressos e entender as questões com mais facilidade.

Aproveite a tecnologia
Ainda que a comunicação baseada em papel persista em Conselhos, ela tende a desaparecer das empresas modernas. Na verdade, a adoção de ferramentas digitais pode criar reuniões de Conselho mais produtivas, considerando que hoje elas são cada vez mais frequentes e estruturadas. Com tanta tecnologia disponível, conselheiros deveriam entrar nas reuniões sentindo-se preparados. O acesso digital imediato ao material relevante do Conselho cria uma perspectiva importante para que conselheiros se lembrem das discussões e decisões anteriores mais facilmente.

Segundo Ruck, transmitir as informações relevantes antes das reuniões faz com que a experiência dos membros do Conselho seja mais bem aproveitada pela alta gestão quando todos estão reunidos na mesma sala.

Para ele, o maior temor de conselheiros é que as coisas dentro da empresa mudem radicalmente sem seu conhecimento. “O silêncio sobre um assunto pode, de fato, ser um enorme sinal vermelho. Com as estruturas adequadas e a tecnologia no lugar, cada comitê diretivo pode ser mais bem informado e mais envolvido, permitindo que o Conselho tome decisões mais inteligentes”, conclui.

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