Risco

Pronto para uma investigação interna?

WindowsTodo Conselho, em seu papel de zelar pela governança, precisa considerar uma ação muito específica: se preparar com antecedência para uma investigação interna da empresa. No entanto, muitas vezes os procedimentos que deveria pôr em prática para enfrentar esse tipo de situação são negligenciados.

Imagine que soe um alarme de algum lugar dentro da organização e a liderança avise o Conselho que o assunto requer uma investigação. Seus membros estarão preparados? Afinal, a capacidade de responder rapidamente pode ser crucial. Além disso, a falta de preparo pode pesar contra a empresa se, por exemplo, uma ação legal for requerida depois.

Antes de tudo, é preciso fazer a distinção entre auditoria e investigação. Auditorias internas servem para avaliar controles internos e melhorar eficiência operacional. Já as investigações têm um propósito distinto, apresentam riscos diferentes e fazem um exame mais minucioso utilizando técnicas mais amplas, por isso a necessidade de uma preparação específica.

A seguir alguns dos principais tópicos apontados pela Deloitte sobre o que é preciso fazer para se preparar:

– Preparar protocolos de investigação e selecionar um time especial. Para lidar com possíveis investigações internas, algumas formalizações básicas devem estar estabelecidas, como: que tipo de prerrogativas (advogado; cliente) devem ser requeridas, sob quais circunstâncias? Que novos protocolos de compilação/conservação de documentos devem ser obrigatórios, para que sirvam como prova legal? Quem deve estar relacionado no time especial, entre recursos internos e externos, para conduzir a investigação (advogados experientes, contador forense, especialistas em dados, interrogadores, etc.)?

– Equilibrar diligência com eficiência. Conselhos percorrem um caminho estreito entre descobrir rapidamente a verdade das alegações… e desencadear um prolongado e dispendioso colapso. Então, desde o início é preciso limitar o inquérito às alegações específicas, mas deixar a porta aberta para ampliar o escopo, dependendo de novas descobertas. É recomendável quebrar a investigação em fases, com o trabalho mais intenso reservado aos questionamentos fundamentais sobre se o problema realmente ocorreu. Outro ponto é deixar explícitos os passos que uma investigação exigirá antes que ela se faça necessária.

– Controlar o fluxo de informações. Como parte do planejamento, vale desenvolver protocolos sobre quem deve saber o quê e quando, para evitar confusão e vazamentos depois, com a justificativa: “eu achava que era OK dizer a eles”. Quanto menor o círculo de pessoas que conhecem as alegações e o conteúdo do processo, menor a probabilidade de enfrentar encobrimentos, destruição de provas/dados ou perda de prerrogativas legais.

Antecipar o inesperado e aprender com cada investigação. Conselhos devem ter em conta o tipo de delito mais provável que o setor ou mercado da organização pode cometer. Não custa dedicar mais atenção a essas probabilidades, mas, ao mesmo tempo, manter o plano flexível para aceder mais opções e recursos seja qual for o sinal de perigo. Por fim, é essencial determinar que se faça uma análise posterior a qualquer investigação, a fim de compreender o que funcionou, o que falhou e quais mudanças são necessárias. Para empresas com estratégias antifraude sofisticadas, cada investigação interna é uma oportunidade para identificar e corrigir vulnerabilidades em seus processos de negócios e fraquezas em seus controles internos, ajudando a proteger a organização de atos criminosos.

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