Estratégia

Reuniões que funcionam

Agenda plannerDizem que a maneira como as reuniões do Conselho são realizadas diz muito sobre como a empresa é administrada. Em geral, as empresas mais bem-sucedidas usam as reuniões do Conselho para criar e aperfeiçoar as estratégias de negócio, por isso é tão importante fazer com que esses encontros sejam eficientes.

De um lado, o presidente do Conselho (seja na função combinada de Chairman/CEO ou não) tem a responsabilidade básica de elaborar a agenda de reunião do Conselho, identificando a qualidade e oportunidade das informações que chegam da gestão, para facilitar a comunicação entre a diretoria e os acionistas. Além disso, precisa manter os conselheiros bem informados sobre acontecimentos importantes dentro da empresa, colocando-os numa posição privilegiada para tratar de problemas críticos que possam surgir.

Assim, a agenda, com toda a informação de apoio e material relevante, deve ser enviada a todos os membros do Conselho com bastante antecedência ao dia da reunião. Quando os conselheiros têm oportunidade de examinar o material antes do encontro, sua participação nas deliberações torna-se mais significativa, o que aumenta a probabilidade de melhores decisões serem tomadas mais rapidamente.

Por outro lado, os conselheiros também têm que estar cientes de seu papel. Afinal, as pessoas se afiliam em Conselhos porque querem contribuir. Nesse sentido, seria ideal que refletissem: “O que vamos resolver ou realizar?”.

Para evitar que os membros do Conselho assumam uma postura passiva, em que ficam apenas ouvindo relatórios de rotina e documentos bem formatados para aprovação formal, a agenda precisa ser estruturada com o intuito de nortear o diálogo ativo para questões vitais.

Claro que são muitos os fatores que podem influenciar a execução de uma boa reunião, mas alguns pontos valem a pena ser ressaltados: para começar, as questões comerciais e estratégicas mais importantes devem ser tratadas em primeiro lugar na agenda, e o resto seguir em ordem decrescente de importância. Outra dica é disponibilizar as informações com uma abordagem visual imediata, que permita identificar fatores-chave (indicadores, dados) com mais rapidez. Por fim, obter a opinião de quem participou é essencial para aperfeiçoar os próximos encontros.

Em seu artigo “Board Meeting Agenda”, Les Wallace sugere que uma reunião deve terminar com os conselheiros respondendo a uma rápida avaliação final com as seguintes perguntas:

1. Você está saindo da reunião confiante na performance geral da nossa organização?

2. Você sentiu que teve ampla oportunidade de contribuir?

3. Você mudaria alguma coisa para as reuniões futuras?

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